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SharepointとPowerautomateを使った在宅勤務のための申請業務の自動化

新型コロナウイルスの感染拡大防止の対策が続く中、【New Normal(ニューノーマル:新しい日常)】 への対応を模索されていると思います。今回はMicrosoft 365 を使って「可能な限り在宅勤務」を継続する方法を考えてみました。


業務上必要な申請が「Excel台帳に記載し、ひな形ファイルから作成した申請書をメールに添付して承認者へ手動でメールのやり取りをする」というルールだと、どうしてもファイルへアクセスするために出社する頻度が多くなり、なにより手間ですし、メールの送信ミスも起きるかもしれません。

Microsoft 365 サービスを活用して申請業務を自動化する

Microsoft 365 のサービスを活用すると、

  • Microsoft FormsのWebフォームに必要事項を入力
  • (SharePointリスト の管理台帳へデータを登録)
  • (Power Automate が自動的に承認者に申請内容が送信する)
  • 承認者はOutlookメールの内容を確認して[承認]ボタンをクリックするだけ。

このように、手作業をできるだけ少なくする業務のスリム化が可能です。
 ※()内が自動化部分です。

管理台帳も自動更新されるので管理者はいつも最新の情報を確認できます。

活用するMicrosoft 365 サービス

Microsoft Forms

Microsoft 365 には、アンケートフォームを簡単に作成するサービスですが、Power Automate と連携する業務データの申請フォーム作成ツールにもなります。

SharePointリスト

データを貯める台帳をリスト機能で管理します。
ブラウザでアクセスするだけで内容を確認できるので、素早くデータを確認できます。

Power Automate

「何かが起きた時に、何かをする」を定義して自動処理します。
データを更新したり、承認メール送信をしたり、Teamsに投稿など、様々な動作を自動化できます。

まとめ

今回はデータのクラウド化と自動化が Microsoft 365 の既存のサービスをうまく活用することで実現できる事例をお伝えしました。
まずは簡単な申請処理をオンライン化することをお勧めします。手の届く範囲から始めてシンプルな申請処理から順にオンライン化・自動化を推進してみると良いでしょう。

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