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Office スクリプトでできないことはPower Platformにお任せ

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前回のコラムでは、Office スクリプト がどのような開発環境なのかをご紹介しました。ブラウザ版のExcelにJavaScript で記述したスクリプトを組織内共有でき、保守メンテナンスについても VBScript との優位性についてもお伝えしました。
ですが、Office スクリプトも万能ではありません。今回はOffice スクリプト と Power Automateを連携することでExcelマクロでは実現できなかった業務自動化の例をご紹介します。

得意 不得意

Office スクリプトはクラウド上、Webブラウザでの動作が大前提になっています。これはクライアントアプリで使えないという不得意部分とも取れますが、逆にクラウドならではの利点として「必ずしもパソコンが必要というわけではない」という面白い利点があります。これを活用して業務の自動化を行うこともできます。

例えばエクセルマクロを自動実行しようと思った場合、最近発表されたWindows10 の新機能、RPA機能を使ってマクロをそのまま定期的あるいは任意のタイミングで実行することが出来ます。しかしこのWindows10 RPAのやり方ですと専用のパソコンを電源ON状態で起動しておく必要があります。

Office スクリプト はPower Automateと連携するとクラウド側で実行されます。その時にはパソコンは不要です。クラウド側で実行されるからです。実行の時点ではパソコンが電源Offでもクラウド側で自動実行するので完全に無人実行が可能です。
決められた条件(メールの着信や定期的な日付など)になると、クラウド側で処理が開始、OneDriveに保存されたExcelのOffice スクリプトをクラウド側で実行してくれます。人間とパソコンはその間に別の仕事をすることが出来ますね。


ライセンス

Windows10以降ではOSにRPA機能が搭載され自動的に実行することが出来るようになりましたのでこの機能を使って自動実行することも可能ですが、無人でExcelマクロのようなクライアントアプリケーションを自動実行する場合は別途Power Automateの有償ライセンスが必要です(人間が実行すればOKです)。
Office スクリプト + Power Automateであれば Microsoft 365 のライセンスの範囲内で無人実行することも可能です。有償/無償の違いはかなり大きな違いですね。


自動実行シナリオ

Excelは表計算に長けていますが、その結果を他のシステムに出力したり、通知のメールを送信したり、外部データの取り込みは(できなくは無いですが)本来の使い方から離れてしまいます。
餅は餅屋に任せましょう。

例えば、以下のような処理があった場合、
  1. 特定の件名のメールを受信したときにそのメール本文に含まれる内容を使って
  2. 集計を行い
  3. 別のExcelファイルへデータを追記しつつ
  4. Teamsに結果を投稿する。
すべての処理をExcelマクロで実現するのは大変でした。

Office スクリプトとPower Automate を連携すれば、Excel側には2.の処理だけ Office スクリプト で実現し、そのほかの処理はPower Automateを使用してノーコードで実現したほうが開発は楽になるでしょう。なぜなら1.3.4.の部分はPower Automateの既定の処理で誰でも簡単に作成する事が出来るからです。もちろん、メール本文に記載されている内容を使ってOffice スクリプトを実行することもできるので非常に柔軟な処理を実現できます。
Excelは本来の集計・計算処理に特化して作成することが出来ます。
集計後に、Excelに記載した内容を元に承認処理、PDFの作成、メール送信など一連の手作業はPower Automateに全部やってもらいましょう。


まとめ

Office スクリプトは 既存のMicrosoft 365 ライセンス範囲で使えるOneDrive や Power Automateと一緒に連携して使うことで Excelマクロだけでは実現することが大変だった処理を簡単に実現できます。アイデア次第で様々なExcelを使った業務の自動化が実現可能です。ぜひチャレンジしてみてください。




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