新入社員対応の事務処理ごと自動化しませんか?

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新入社員対応の事務処理ごと自動化しませんか?

3月は新入社員受け入れ準備の季節です。新しく人を受け入れるための様々な手配や登録が必要になりますが、手書きの申請書類を見ながら入力したり、Excelからの転記を手作業で行っていたりしては、ミスの可能性もありますし、単純に時間がかかってしまいます。Microsoft 365 の機能を使って省力化、自動化を行いましょう。

Power Apps で入力画面を作成し、 Power Automate で承認や登録処理を自動実行する

社員登録の情報を入力するのに、項目が少なければ Microsoft Forms でも十分です。一方、部署情報など他のデータを参照したり、入力フォームを自由にレイアウトしたりと、業務アプリとして効率的な入力画面を考えると Power Apps で画面を自由に作成するのが良いでしょう。例えば、承認者の選択も部署もしくは上司情報から指定できるようにPower Apps で実現できます。

Power Automate の承認処理は、受信したメールの中、もしくはTeams画面上だけで行えます。上司からの承認結果を受けて、ユーザーアカウントの作成などの処理まで自動実行できるので社内で発生する作業時間を最小に出来ます。

データ保存先は SharePoint も利用可能

Power Platform と言えばデータ保存先として、 Microsoft Dataverse を利用できますが、手軽に設定できる SharePoint Lists も利用可能です。登録したデータを参照する画面も Power Apps で作成し、自分が申請したデータだけを参照できるように、キャンバスアプリのFilter関数を使ってデータのフィルタリングをして表示を制御することも可能です。

まとめ

今回は新入社員対応を想定して社内業務の自動化処理を検討してみました。今回のポイントは、これまで並行して別々に処理していた作業の入り口をひとつにして自動化することで、データ転記ミスや作業漏れを防ぎつつ、一括作業を行う業務改善を果たすところにあります。

年に一度、もしくは年に数度の業務は最初の業務改善として着手しやすい業務です。既存業務を総合的に見直しするチャンスですので、ぜひトライしてみてください。

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