社員の退職・異動に伴う、業務の可視化・業務フローの明確化とDXの重要性

社員の退職や異動が発生した場合、新しい人材の採用に伴う人事手続きや、退職や異動した社員の業務引継ぎなど、多岐にわたる業務が発生します。これらの手続きの漏れや遅延が発生すると、企業全体の業務効率に大きなマイナス影響を与えることがあるため注意が必要です。

社員の人事手続きや引継ぎをスムーズに進めるため重要なのが、業務の可視化、業務フローの明確化です。

社員の退職や異動に伴う業務を可視化することで、担当者がどのようなタイミングでどのような手続きをする必要があるかが明確になります。これにより、手続き漏れや遅延が防止され、企業の業務効率が向上します。

また、社員の退職や異動に伴う業務フローを明確化することで、手続きのステップを明確にし、社員本人や手続きを行う人事部門等の担当者が抱えるストレスを軽減することができます。社員が退職届を提出したら、決められた業務フローに従って手続きをスタートし、必要なステップを踏んでいくことで、スムーズな引継ぎが実現される、というのが理想の形です。

このような社員の退職や異動に伴う業務のストレスを解消する解決策として、企業はITを活用することが重要です。お客様のDX推進をサポートする弊社では、こうした社員の退職や異動に伴う業務の可視化、業務フローの明確化、そしてIT活用を支援し、企業のよりスムーズな業務、生産性の向上を実現させています。

社員の退職や異動はどのような企業でも起こりうることです。しかし、企業にとって重要なノウハウや業務プロセスが見えない状態になっていると、重大な問題に発展する可能性があります。これが、日常業務の可視化が絶対に必要となる理由です。

退職した社員が担当していた業務は誰が引き継ぐのか、その業務に必要な知識や技術はどこにあるのか、といった問題が生じます。また、異動により新しい部署や役職についた社員は、その職務に必要な知識や技術を習得する必要があります。

これらの課題を解決するために、企業は業務プロセスを可視化し、明確な業務フローを作成することが重要です。業務の可視化とは、業務プロセスを明確にし、各業務がどのように連携しているのか、どの業務にどのリソースが必要なのかを明示することを意味します。これにより、新しい社員が業務を引き継ぐ際や、業務を改善する際に必要な情報を迅速に把握することが可能となります。

DXとは、企業がITを活用して業務プロセスを改革し、新たな価値を創出することを指します。これにより、企業は競争優位性を維持し、時代の変化に対応することが可能となります。

業務の可視化や業務フローの明確化にはDXが不可欠です。クラウドサービスや自動化ツールなどのITツールを活用することで、これまで人が行っていた業務を自動化したり、業務の効率を大幅に向上させたりすることが可能となります。

また、DXにより、業務の分析や評価が容易になります。例えば、集約されたデータの分析により、業務のパフォーマンスを定量的に評価し、問題点を特定し、改善策を立案することができます。これにより、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

社員の異動や退職時にDXが実装されていないと以下のようなリスクが考えられます。

• 情報伝達の失敗：DXにより業務フローや業務内容がデジタル化されていない場合、その情報は往々にして個々の社員の頭の中や手書きのノートなど、形式化されていない形で保管されていることが多いです。その結果、その社員が異動や退職をすると、その情報が失われてしまい、新たにその業務を引き継ぐ社員が同じ業務をこなすのに困難を感じる可能性があります。
• 業務の遅延：業務のデジタル化が進んでいないと、引き継ぎに時間がかかります。また、新しく業務を担当する社員が業務を理解し、それを遂行するまでに時間がかかる可能性があります。これは業務の遅延を引き起こし、組織全体の生産性に影響を与える可能性があります。
• 情報のサイロ化：DXが進んでいない組織では、特定の社員が特定の情報や知識を持っているケースが多く見られます。これは、その社員が退職や異動をすると、その知識が組織から失われてしまうリスクを生じます。これは組織全体の効率性や生産性に影響を与え、競争力の低下に繋がる可能性があります。

以上のようなリスクは、DXによって業務プロセスがデジタル化され、情報が適切に共有され、管理されている場合には大幅に軽減することができます。

弊社IIMヒューマン・ソリューションのミッションは、お客様がDXを成功させるためのパートナーとなることです。私たちはお客様の業務プロセスを理解し、可視化して、最適なITソリューションを提案します。これにより、企業は業務の効率化や自動化を実現できるだけでなく、迅速な意思決定を行うことが可能となります。

社員の退職や異動は企業にとって大きな影響を及ぼします。これらの課題を解決するための一つの答えが、業務の可視化と業務フローの明確化、そしてDXです。私たちIIMヒューマン・ソリューションは、その活用をサポートするパートナーとして、お客様が新たな価値を創出することを支援します。