1on1ミーティングはあらゆる企業で導入されていますが、その進め方や効果について多くの管理職が頭を悩ませているのではないでしょうか。「表面的な会話で終わってしまう」「部下が本音を打ち明けてくれない」「毎回、意義のあるミーティングだったのか疑問が残る」などは、よくある悩みとしてあげられます。
1on1が評価面談や人事面談などと異なるのは、上司から部下へ評価や改善策を一方向的に伝えるのではなく、「対話」をベースに部下の話や考えを引き出すところです。この「対話」こそが難しく、多くの人の悩みの種になっていることでしょう。
1on1の目的は、主に2点あります。まず、「対話」やフィードバックを通じて、部下が自身の成長と改善点について自発的に気づき、次のアクションへとつなげることです。そして上司と部下のコミュニケーションを促進し、何でも話せる・相談できるという心理的安全性と信頼関係を作り上げることです。
しかし、対人間ではどうしても話しづらいことがあったり、上司と部下という立場を意識してしまい本音を話せないことがあったりするでしょう。上司の側も、部下に対して適切なフィードバックができずに悩むことがあると思います。
そんなときは、AIに1on1をサポートしてもらうのがおすすめです。以下に、AIを使った1on1の進め方を紹介します。
ChatGPTでAIと対話しながら1on1をする
ChatGPTは会話型のAIチャットサービスです。ChatGPTに「わたしと1on1のロールプレイをしてください。あなたは上司役として発言してください」といった指示を伝えるだけで、ChatGPTを上司役に見立てて1on1の対話を行うことができます。
ChatGPTが相手であれば、「相手にどう思われるか」を気にしなくて済みますし、返事につまったり答えるまでに時間がかかってしまったりで「本音を正確に最後まで言えなかった」ということも避けられます。
具体的にはこのような指示をすることで、次のような会話を展開することができます。
わたし：
・あなたは、わたしの上司の田中さんです。
・わたしと1on1のロールプレイをしてください。
・あなたは上司としての発言だけをしてください。
・1回の会話は100文字以内で、短めに話してください。
・仕事の進捗を確認するのではなく、上司と部下がお互いの状況を理解し、コミュニケーションを円滑にすることを目的にしてください。
田中（ChatGPT）：こんにちは、お疲れ様です。最近どうですか？何か気になることや困っていることがありますか？
わたし：最近は、担当エリアの変更による引継ぎがなかなかうまく進まず大変です。
田中（ChatGPT）：引継ぎの部分で困っているんですね。どのようなサポートがあれば、もっとスムーズに進められますか？
わたし：サポートというよりは、前任者とわたしの予定がなかなか合わず、とにかく時間が足りないという感じです。
田中（ChatGPT）：予定が合わないのは確かに大変ですね。部署全体で調整して、必要な時間を確保しましょう。他に助けが必要なことはありますか？
わたし：前任者がなかなか引き継いでくれないのも困っています。
田中（ChatGPT）：それは問題ですね。直接、前任者と話をしてみて、重要性を伝える必要がありますね。わたしからも話をしてみましょうか？
1on1ミーティングをスムーズにするべく、あらかじめアンケートをとったり、メールやチャットで話す内容について送っておいたりといった方法をとっている人もいるでしょう。
それでもよいのですが、代わりにChatGPTとのロールプレイを導入してみるのもおすすめです。ChatGPTとの会話はリンクで共有可能なので、事前にChatGPTとロールプレイをしておいてもらい、上司はその内容に目を通したうえで1on1に臨むのもよいでしょう。
アンケートのように一人で考えるよりも、ChatGPTの「会話形式」のほうが悩みや困りごとが出てきやすかったり、ChatGPTの返事を踏まえて「これはサポートをお願いしていいことなんだ」と気づいたりできるメリットがあります。
また、上司側も、ChatGPTの返答を見てフィードバックや提案の参考にすることができます。ChatGPTの返答はどうしても無難だったり具体策に欠けたりするので、リアルの1on1ではそこを自分たちの状況に合わせて具体的に解決できるとよいでしょう。
AIならではの客観的なフィードバックを利用する
ChatGPTは用途を限定しない汎用性の高いAIですが、現在世の中には1on1に特化したツールもたくさん出てきています。なかでもAIを用いたものは、1on1での会話を客観的に解析しフィードバックを出してくれるなど、ユニークかつ便利な機能を備えています。
以下に、2つの1on1ツールを紹介します。
動画と音声をAIが解析することで、自分と相手の話していた量と笑顔の割合を数値化し、その結果に合わせたアドバイスを提示してくれます。このような他人から指摘されづらく、自分でも気づきにくい点を可視化してくれるのはAIならではの機能でしょう。
また、exaBase 1o1では、レポートによる気づきだけで終わらせず、次の1on1で実施するアクションをワークシートで明確化します。これにより、1on1の実施と改善のサイクルを回すことができ、1on1の質の向上を図ります。
話し方・聞き方の改善に強みを持ったツールです。1on1での会話をAIが分析し、ミーティング中の会話を「ディスカッション」「ティーチング」「チャット」「チャット」といったタイプに分類し、発言量や発言のタイミングも可視化してくれます。
さらに、マネージャー側には、分析結果に加えて1ヶ月半ごとに「ふりかえりレポート」が発行され、次回に話す・聞く際に意識すべき点や、1on1スキルに適したアドバイスをもらえます。個別最適化されたアドバイスを受けられるのはAIならではです。
1on1に集中するために煩雑な作業はツールで効率化する
1on1の設定から準備、当日のミーティング、管理など、1on1に関わる作業は多いでしょう。たとえば、部下に1on1の実施が可能な日程を確認して押さえ、Zoomを設定して共有し、前日にリマインドをし、事前アンケートを読み、前回の1on1の資料を確認してミーティングの準備をし、ミーティング終了後は内容を整理してまとめ、1on1用のフォルダに保存する。これらをすべて別々のツールで管理するのは煩雑です。
そこで、1on1での対話に集中するためにも、こうした煩わしい作業はできるだけツールを利用して効率化できるとよいでしょう。便利な1on1ツールを2つ紹介します。
対話とフィードバックを重視した1on1ツールです。トピックの事前提出機能により1on1をスムーズに行ったり、ログを記入するファイルの作成や予定の調整などを一括設定で完了したりすることが可能です。さらに、一つひとつのログに対して共有設定ができるので、ブラックボックス化を防ぎつつ、適切な範囲で情報を共有できます。また、Slackへの通知や、GoogleカレンダーやOutlookの予定表との連携が可能です。
1on1専用に発明された複数の特許が組み込まれたツールです。事前準備では、話したいトピックと、ミーティング中に上司に期待する対応をあらかじめ選択することで、上司は部下への対応が明確になり負担が軽減されます。また、ビデオ通話機能が内蔵されているので、Zoomなど別のWeb会議ツールを用意する必要がありません。さらに、AIによる要約や自動文字起こしが可能なので、ミーティング中は対話に集中することが可能です。
このように、AIやさまざまなツールを活用することで、1on1の質は今よりももっと高められるはずです。まずは、現状の1on1の課題や、AIツール導入の目的などを整理して、最適な方法を検討してみましょう。AIをうまく活用できれば、職場のチーム力、そして生産性の向上につながるでしょう。
AIを利用した1on1ミーティングについて、また生成AIの活用についてのさまざまな情報を知りたい方は、IIMヒューマン・ソリューションにご相談ください。
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