さらば手入力！！申請内容をExcel台帳自動転記

• 0:00 オープニング、動画内容の紹介
• 1:00 事前準備の説明
• 1:22 自動化の仕組みの概要
• 1:55 PowerAutomateの作り方
• 2:36 実際の動作確認
• 3:15 エンディング

Power Automateを使い、Microsoft Formsから添付されたExcelファイルを自動でSharePointに保存し、内容を読み取って申請台帳に転記する仕組みを構築しました。
これまでユーザから受け付けた申請内容を手作業で台帳に登録していましたが、自動化することで作業時間を10分から0分に削減、転記ミスや作業漏れ防止を実現しています。

● Microsoft Formsの添付ファイルは、作成者のOneDriveに自動保存

Formsの「ファイルのアップロード」で添付されたファイルは、個人で作成されたFormsの場合、その作成者のOneDrive内にある専用フォルダに自動保存されます。

添付ファイルの内容を読み取って申請台帳に転記するには、このOneDrive上のファイルを処理する必要がありますが、ファイルはフォーム送信時に新規アップロードされるため、あらかじめファイル名を指定しておくことができません。
この課題を解決するために、以下のような工夫を取り入れています。

● OneDriveに保存された申請ファイルをSharePointへコピー

送信後にOneDriveに保存された申請書ファイルを、指定のSharePointライブラリに自動でコピー。チームや組織での共有や後続処理がしやすくなります。

● SharePointにコピーしたファイルからIDを抽出し、台帳に転記

SharePointにコピーされた申請書ファイルから、サムネイル情報をもとにファイルのIDを抽出。このIDを使ってExcelファイルの中身を取得し、申請台帳に必要な情報を自動で転記します。

ファイルのIDは一意の識別子であるため、今回のようにファイル名を事前に指定できない動的なアップロードでも、対象のファイルを確実に特定できます。
このように、ファイルのIDを動的に取得して処理に活用することで、申請内容の正確な台帳転記を実現しています。