東京フードのRPAを用いた業務の効率化：経営企画部門の一人がシナリオ作成、そして、ライセンス購入者に対してIHSが無料で提供するサービスとは？

A: 当社は業務用のチョコレートメーカーですが、業界の中でも特に少量多品種・労働集約型の生産を得意としています。お陰様で年々着実に売上を伸ばしていますが、それに従って、また、プロダクトライフサイクルの短期化も伴い、社内外の情報のやり取り・手続の件数が増加してきています。現場の感覚としても日々の定形業務に追われ、なかなか企画・開発など創造性を求める業務の時間が捻出できないという課題を抱えていました。RPAツールを使用することでその課題を解決できないかと考え、国内のRPAツール6製品を比較検討し、費用面・ユーザーフレンドリーであることからWinActorを選択しました。

A: まずはIHSのハンズオンセミナーに参加させていただき、活用のイメージがわきました。 その後、トライアルライセンスを発行いただき、業務の自動化をテストしました。 IHSのお客様のなかでWinActorを導入済みのお客様をご紹介いただき、直接お話を伺うことができたので、成功のイメージにたどり着くことができました。国内のRPAツール6製品を比較検討していましたが、IHSのサポート部門に電話やメールで問い合わせさせていただいた際に丁寧にご回答いただいたこと、RPAの営業資料動画という映像コンテンツをみて、実際のイメージをより具体的につかむことができ、WinActorを導入することにしました。

A: 将来的には、各部門が担当者をもつという方向にかえていきたいのですが、現状ではシナリオの作成は在籍者5名の経営企画部内に属する私*が一人で行なっています。コードがわからなくても仕事の流れがわかっていれば作れるのがWinActorです。その意味では、社内での経験を通じて、各部門間の情報の流れを把握していたのはシナリオを作成する上で役立っているかもしれません。実際のシナリオ作成については、案件に応じて現場のメンバーとプロジェクトを結成し、最適な解決策を導き、対応しています。 開発の優先順位について明確なルールを設けていませんが、主に効果の大きさとRPAとの相性を考えながら決定しています。2018年7月から制作を開始、2020年末迄に人間の業務量として年間1500時間分の自動化を目指して取り組んでおり、11月5日時点で目標を達成しました。シナリオの数としては30個以上あり、複数のシステム間の登録内容の転記や定期レポート送信が多いです。グループウェアや各業務システムにはRPA専用のアカウントを付与し、人間のスタッフと同じように、RPAの業務についてもスケジュールを公開、業務の結果は人間が行うのと同じようにRPAがグループウェア内のメッセージ機能で知らせるなど、RPAがひとりの従業員であることが、直感的に感じられるように工夫をしています。
*蓑輪氏

A: RPA開発については、各部門にRPAの管理ができる担当者を育成することです。現在RPAの導入事例を紹介する動画を作成し、社内の理解・浸透を試みています。さらなる業務の自動化を推進し、限られた時間を有効活用できる体制を整えることが目標です。BPRについては、レガシーシステムの良さを活かしつつ、新しく導入するしくみへとの親和性・効率性を高めていくことです。RPAはその中で重要な役割を果たすと考えています。

東京フード株式会社
経営企画部
係長　蓑輪哲人様