■ 業務自動化のすすめ/RPA推進の秘訣 ■
● 対象業務のプロセス改善
弊社ではWinActorを始めた当初からRPA化における「業務プロセス」に注目してきました。自動化に合わせてより良い業務プロセスを思考すること、この機会を捉え改善を試みることを提案してきました。
現状をそのままロボットに置き換えることも改善の一つではありますが、以下のようにもう少し踏み込んで、最適化に向けた思考や試行に取り組んでみてはいかがでしょうか。
● プロセス改善検討の重要性
この重要性についてはいくつか考えられます。
- 「効率」を上げること
無駄のないプロセスを考えることで、業務全体の流れがスムーズに、シンプルになることが大事です。
同じ作業結果実現のための方法(アルゴリズムと言えます)は多様ですので、より簡単に短い流れを見出すことは大きな効果につながります。
更にロボット設計や開発時にもその効果が活かされ、負荷が削減できるでしょう。 - 「コスト」を下げること
上記の効率を上げることにより、業務全体の時間や手間が削減できることはコスト削減につながります。
更にロボット開発がより簡単になることは、設計や開発、テスト期間の短縮になり、負荷の削減によりコストが下がります。
またロボットの運用保守に入ってもインシデント管理やメンテナンス等のコスト削減につながります。 - 「機会」を活かすこと
業務環境上のしがらみや、取り組む時間が無くてずっとそのままにしてきたというように、理由は様々あると思いますが、ぜひこの自動化の機会を活かしてプロセスの改善を思考してみてください。
自社のビジネスモデルを小さなことからでも改良し、業務担当の方々が主体で最適化とデジタル化を進めていけば、その先の顧客満足度向上、ビジネスの成長や利益向上に貢献でき全社的な「革新」へ繋がっていくと考えます。
● プロセス改善の視点
弊社に「業務プロセス分析(入門編)」セミナーがありノウハウをご紹介していますが、何を見てどう分析するかには世の中にいろいろな方法があります。
今回、改善を発見する「視点」について以下の例をお話しします。予め業務フローチャートなどで見える化し、現状の流れや作業項目、そのレベル(例えば上位レベル、下位レベル、メインプロセス、サブプロセスのような階層的な位置づけ)を洗い出すと視点を置き易く、また分かり易くなるでしょう。
これらの視点から掘り下げていき、改善を試みてください。
- 「機械的作業はないか」
一般的に「転記作業」や「照合作業」は決まったルールにより繰り返しも多く、人が行うとミスやエラーも発生します。また複数の人で行わざるを得ないケースもあります。 - 「承認作業の流れはどうか」
人から人への流れが種々の理由でスムーズにいかなくなることが発生します。 - 「属人的作業はないか」
同じ作業内容でも人によりやり方や順序が様々になりがちで、非効率なことも起こります。 - 「外注化の可能性はないか」
自社内で対応しなくてもできる、より効率のよい、コストのかからない作業や一連の流れがよくあります。 - 「その他の視点」
他にも以下のように多くの視点があります。 - 作業が過剰ではないか、無駄はないか、複雑過ぎないか、重複していないか
- 作業に時間がかかり過ぎないか、並行処理ができないか、作業サイクルは適切か、ボトルネックはないか
- 作業を縮小やカットできないか、順序を変更や逆にできないか、区切を変更できないか、他作業と組み合わせや代用できないか
- 作業の理由は明確か、顧客視点は入っているか、用語や名称は統一されているか
- 作業担当は適切か、使用ツールは適切か、ファイリングやコピーは適切か
● RPA関連の改善ポイント
以下は一例ですが、一般的に「入力用ファイル/データ」の改善が多いように思います。
- 「データ量の削減、絞り込み」
例えばデータをダウンロードする時、選択ができるなら使用データの絞り込みなどで予めデータ量を削減しておく、或いは絞り込みのステップを新たに組み込むことがあります。 - 「データクレンジング」
上記と同様で、累積した過去のデータ、不要データなどを除外や修正しておき、より正確に容易に使用できるようにしておくことがあります。 - 「データ取得先、取得方法変更」
RPAで使用するファイルやデータを、現行の取得先や取得方法ではなく、異なる場所やデータ形式にしたほうがより使いやすくなったり、処理が早くなることがあります。
そのために直前の処理だけでなく業務プロセス全体を俯瞰し、より効率的な早い方法を見出すことがあります。
(途中の作業を迂回する、加工や送付される前の元データを使う、等々)
