■ 業務自動化のすすめ/RPA推進の秘訣 ■
前回お話しした「対象業務の選定」の次のステップで、選定した「現行業務の詳細把握」について一例をご紹介します。
● 対象業務の現状見える化
WinActorで自動化する前に対象業務の作業詳細を把握することが必須です。よくあることですが、一人また少人数で行っている作業は、その手順や内容が各人の頭の中にあるだけで、他の人には分からないケースです。或いは引き継ぎ目的で、ある程度文書化されているケースがあるかもしれません。
業務担当者本人がWinActorを使用してシナリオを作成する場合は、作業内容が全部分かっているため大体は進めることができるかもしれません。一方担当者以外の人がそのシナリオを作成する場合は、まず作業手順や内容を全て詳細に聞き出して把握する必要があります。
● 見える化の必要性
自動化及びシナリオ開発に当たり以下のような事項があり、そのために見える化はどうしても必要です。弊社でも当初から「業務プロセス」に注目し、お客様向けの関連セミナーもご提供しながら、その重要性をいろいろ考えてきました。
- RPAをより上手に活用するには現状業務プロセスの把握が重要で、自動化のために従来のプロセスを改善することがしばしば発生する。改善検討のためにはロボット化要望箇所だけでなくプロセス全体を見渡し、作業内容を自身で、或いは他の人と一緒に把握し見直す必要がある。
- シナリオ作成では部品(ノード/ライブラリ)を割り当てるため、作業や操作を細かい単位で分解しなければロボットが作成できない。
(例：ファイルや画面の個別項目名、場所、操作や処理方法、順序、例外処理、終わり方、等々)
この詳細内容には改善点に気付くことがしばしばあり、全体を見渡せるようにする必要がある。 - 見える化できれば、他の人の視点で共に思考することができ、より効果的、効率的な自動化が実現できる可能性が高い。
● 見える化方法や項目のあれこれ
見える化の方法については弊社内でもあれこれ検討しました。すぐに「図式化」することを考えましたが、業務内容を分かっている業務担当者でも自身で描きだすには描き方や深さなど少々ハードルが高く、他の開発者がヒアリングして描くのも負荷が大きく、より簡易的な方法の方が受け入れ易いと思います。
ここでは以下のような項目を「箇条書き」にする方法でお伝えします。フリースタイルの箇条書きであれば、ほとんど業務担当者自身でも行えるでしょう。
- 「順序」
- 作業や操作を流れに沿って箇条書きにする
- できれば作業のかたまりを大まかに分け、名前を付けて書き出す
- その下に詳細な作業や手順を箇条書きにする
- 「判断」
- 作業に何らかの判断や条件が必要な場合は書き出す
- 何をどのように判断するかを加える
- 「繰り返し」
- 作業内で繰り返しが必要な場合は書き出す
- どこで、何を、いつまで、何回繰り返すかなどを加える
- 「処理不可」
- 処理できないケースや対処を書き出す(いわゆるエラー時のこと)
- 「システム、アプリ、帳票や画面、データ類」
- 作業内で使用する、または参照するものを書き出す
- できれば実画面のサンプルコピーやイメージを集めるか添付する
- 「担当者」
- 作業担当者名を書く
- 作業のかたまりで担当が異なる場合も書き出す
- 「作業時間」
- 作業(大まかなかたまり別でも)の平均時間を書き出す
- 「ロボット化要望」
- 作業担当者の要望としてロボット化したい箇所を表示する
- 「各種コメント」
- 現状で作業内容を改善したい点や、従来から問題や課題になっている点があれば書き出す
- その他、特記事項などあれば書き出す
以上のような情報を元に、次は新プロセスやロボットの設計へ進んでいきます。
