ビジネスの未来を切り拓く:
Copilot for Microsoft 365で業務効率化・仕事の質を上げる

文章の作成において最も大変なことの一つは、ゼロから書かなければならないことでしょう。Copilot を使えば、どんな文章を作りたいか、入れたい情報は何かなどを指示するだけで、文章を作成してくれます。また、「プロジェクトの計画書を作成して」と指示をすれば、目的、目標、スケジュール、予算などの項目を含む、計画書の基本的な構造を持つ文章を作ってくれます。

生成された文章をそのまま使うことはできなかったとしても、必要に応じて情報を追加したり手直ししたりするだけで済むので、作業の効率が大きく上がります。他にも、文章の要約も得意ですので、長い資料を要約して内容把握に役立てることもできます。

売上データを眺めて、どの製品の業績が伸びているか、昨年と比べてどのような傾向があるかといったことを分析するのは、なかなか大変です。

しかし、Copilot で「過去1年間で売上が最も伸びた商品は何か？」や「異常な売上の変動があった時期を特定して」と指示をすると、Excel 内のデータを分析して即座に回答してくれます。さらに、その分析結果をもとに、グラフや表を作成してもらうことも可能です。

また「2023年第2四半期の平均売上を教えて」というように、複雑な関数やフィルタを用いなくても、自然言語で質問し回答を得られます。Excel の使用経験が浅い人でも、データを深く掘り下げ、価値ある情報を引き出すことができる強力なツールといえるでしょう。

プレゼン用の資料は、文字が読みやすいこと、適切な図やグラフなどがありイメージしやすいこと、印象に残りやすいレイアウトにすることなどが大切です。Copilot を使えばそのような点も考慮されたインパクトのあるスライドを、短時間で作成することができます。

例えば、新商品に関する説明を Word で作成していたとします。「このテキストを使って、プレゼン資料を作成して」と指示すると、テキストから重要なポイントを抽出し、適切なスライド構成を提案し、関連するデザインやレイアウトを自動的に適用してくれます。

また、「このスライドに最新の業界トレンドのグラフを追加して」とリクエストすると、適切なデータをもとにグラフを生成し、スライドに組み込んでくれます。

他にも「このイメージの画像を作成してほしい」と伝えると、即座に画像を生成してくれるので、これまでのようにフリー素材を探す手間を削減できます。

朝 PC を開いたら、まずは急ぎのメールを返信したいところですが、何十件も溜まっていると開封するだけでも時間がかかります。

Copilot はメールの重要度を分析し、優先して対応すべきメールを表示してくれるので、忙しい朝には非常に便利です。

また、「明日の会議に関するリマインダーをチームに送って」と指示すれば、自動でメールの文面を作成してくれます。必要に応じて適宜修正するだけで済むので、メール作成の大きな時間短縮になります。メールの文面は、「カジュアルに」「フォーマルに」など指示によって文章のトーンも書き換えてくれます。

普段から Teams を使って社内のメンバーとコミュニケーションをとっている場合、一日に何十件、何百件というチャットがやりとりされるでしょう。後から確認したいことがあっても、膨大なログをさかのぼって欲しい情報を探すのは大変な手間です。

Copilot を使えば、チャットの履歴を参照し、1週間分や1ヶ月分などの要約を作成することができます。決定事項やアクションアイテムなど、欲しい情報だけを拾えるので効率的です。

同様にオンライン会議の要約も可能です。会議の録画内容や文字起こしされた情報をもとに、議論の内容や重要なポイントをまとめてくれます。会議に参加できなかった場合にも、会議終了後に要点を整理してもらえるのでキャッチアップが容易になります。

Copilot とは、日本語で「副操縦士」という意味です。その名のとおり、日々の業務をサポートしてくれる優れた存在です。しかし、あくまで副操縦士であり、あなたに代わって意思決定をしたり、あなたが理解していない業務に対処したりすることはできません。

また、これは Copilot に限りませんが、生成AIは時に「誤った情報を回答する」ということを覚えておく必要があります。提示された情報が正しいかどうか、最終的な判断や責任は自分にあると意識して利用するようにしましょう。

Copilot を使ってどれだけ業務を効率化し、仕事の質を上げられるかは「どれだけ Copilot に適切な指示を出せるか」に左右されます。指示を出す際には、次のようなことを意識しましょう。

・明確かつ具体的な指示を与える

「メールを作成して」という曖昧な指示よりも、「明日の会議のアジェンダを含むリマインダーメールをチーム全員に送って」という具体的な指示のほうが適切です。また、レポートを作成する場合は、どのデータを使用し、どのような分析を含めるべきかを明確にしましょう。

・タスクの背景や目的を伝える

Copilot にタスクの背景や目的を伝えることで、より求める内容に近い結果を得やすくなります。たとえば、プレゼンテーションを作成する際には、聴衆が誰であるか、どのようなメッセージを伝えたいかなどを伝えましょう。

・フィードバックを活用し、継続的な対話をする

Copilotが生成した結果に満足できない場合は、「もっとフォーマルな言い回しで書いて」などと修正の指示をしましょう。一回で完璧な結果が出るものと期待せず、対話形式で徐々に望む結果に近づけていくことが重要です。

・セキュリティとプライバシーを考慮する

機密情報や社外秘情報を扱う場合は、Copilot の利用が所属する組織のセキュリティポリシーに適合しているかを確認したほうがよいでしょう。必要に応じて、情報の匿名化や特定のデータの除外を行いましょう。

これらのコツや注意点を踏まえて効果的な指示を出せるようになれば、Copilot はあなたにとって非常に心強いビジネスの相棒になってくれるでしょう。これまで何時間もかかっていた資料作成を、たった30分で終わらせることもきっと可能になります。使い方次第では、時間短縮だけでなく新たなアイディアや着眼点を与えてくれるなど、Copilot はあなたの仕事の質を上げてくれる優秀さも持っています。

Copilot のより詳細な使い方や導入方法など、生成AIの利活用についてさまざまな情報を知りたい方は、IIMヒューマン・ソリューションにご相談ください。