■ 業務自動化のすすめ/RPA推進の秘訣 ■
完成シナリオの保存と記録
前回のコラムでご紹介しましたシナリオテストが全て終了すると、開発の完了となります。
今回はRPAにおける「文書化」のお話しで、「完成したシナリオ」について弊社で行っている事項をまとめましたので、ご参考にしてください。
● 完成シナリオの記録
シナリオが完成すると一応自動化の目的と目標が達成され、いよいよシナリオの運用に入ることになります。
しかしシナリオとは関係ない所で、シナリオを開発した人や運用している人が異動や退職などにより、担当から離れてしまうことがあります。
いわゆる文書化が必要な所以ですが、弊社では以下のような文書を作成することにしています。
「シナリオ説明書」
完成したシナリオをWinActorの「フローチャート画像出力」機能で取り出し、それをExcelへ貼り付けてシナリオのノードやライブラリに簡単な説明を付けたものです。
メリットとしては、完成品の内容を文書上で容易に見られること、作成者以外の人もシナリオ本体を開かなくてもその内容が分かり、かつ行っている処理を把握できるということです。
前述のように担当者が変わっても、シナリオ本体と合わせてこの文書を参考にすることができます。
図：シナリオ説明書例(一部抜粋/WinAcorV6)
補足ですが当文書の別の用途として、開発を依頼した人がより詳細に要件内容と完成品を突合せ、確認することにも利用できそうです。
実際にお客様の中には、外注による開発時にそのような利用をされているというお話しを聞いたことがあります。
● 今後のメンテナンスに備えて
元々当文書を用意した目的は、運用保守に入ってからシナリオのメンテナンスに役立たせるためでした。
特に開発者ではない人が運用保守を担当する場合は、シナリオ本体を見る以外に、この文書でその概要や詳細を容易に確認や把握ができます。
運用中に障害が発生して早急に対応するとか、使用しているファイルに何らかの変更があって、シナリオを修正しなければならないなど、シナリオに改修が必要な際に利用することができます。
補足として、WinActorはシナリオに「付箋追加」機能があり、個々のノードやライブラリに説明を付けることができます。
シナリオ説明書を作成する代わりに、シナリオ内で説明を兼ねることもできます。ただあまり多くを書き込むと読みにくく、使い勝手が悪くなるかもしれません。
付箋だけで行う方法が社内的に問題なければ、シナリオ説明書がなくても管理できるでしょう。
