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Microsoft 365 における「検索」とは(Microsoft Search)

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Microsoft 365を運用していくとクラウドに様々な情報が蓄積されます。これら情報を活用するために私たちは「検索」を行います。
今回はMicrosoft 365の検索に使用されるMicrosoft Searchについてお伝えします。

Microsoft Searchとは

Microsoft Searchはオフィスアプリケーション(ExcelやWord、Outlook、Teamsなど)や Microsoft 365のWeb画面等で統一された検索窓からアクセスできます。

見た目や操作方法は下記リンクをご参照ください。
参考: Microsoft Search を使って必要な情報を見つける

独自の機能をいくつかを紹介します。

  • Microsoft Search‎の対象は SharePointやOneDriveのファイル、TeamsやYammerの会話、ユーザープロファイルなど、およそMicrosoft 365に保存されているほとんどの情報が対象
  • Microsoft 365管理センターの [Microsoft Search in Bing] 設定をアクティブにすると、検索結果にインターネット検索結果も含まれる
  • オンプレミスファイルサーバーも(有償ライセンスが必要)この検索結果に含まれる
  • 検索結果は単に関連度が高いだけでなく、AIによる調整も行われる(ログインユーザーと頻繁にやり取りしている同僚がよく見ているファイルなどが検索結果の上位に来るなど)

業務で「検索する」という事

ひと言で「検索する」と言っても「インターネット検索」と「社内情報の検索」ではその期待値が大きく異なります。

インターネット検索では、「あるかもしれない」「関連する情報はないか」と検索結果に対する期待値は高くありません。

一方、業務上検索する場合どのような動機付けで検索するでしょうか?「申請書のひな型ファイルを探す」「参考になりそうな提案書を探す」「過去の議事録を探す」など 「あるはず」 と検索結果に対する期待値はとても高くなります。

「あるかどうか分からないけど探す」「絶対にあるはずのもの探す」この目的の違いは重要で、企業内検索の需要を満たすためには事前の情報管理設計やドキュメント作成時のルールなど、従業員が目的の情報へ最短距離で到達できることが業務効率アップにつながります。(もちろん何も設定していなくても、ちゃんと検索結果には表示されます。)

検索効率を高めるためにMicrosoft 365には様々な機能が含まれています。

Microsoft 365での検索機能

Microsoft 365では検索結果の精度を上げるための様々な機能が準備されています。

  • 検索結果にはAIによる判断が使用され、ログインユーザーに関連するものが検索結果上位にくる
  • SharePointファイルアップロード時に「用語ラベル」をセットしファイルを分類管理する
  • リストやドキュメントライブラリのメタ情報に分類設定ができる
  • Viva TopicsによるAIを使用した用語の自動検出とその用語に関する専用ページの自動作成
  • オンプレミスのファイルサーバーを検索する(Microsoft 365 E5もしくはViva トピック 有償ライセンスが必要)
  • 検索利用状況分析で組織内検索の利用状況、結果へのクリック率や「検索したけどヒットしなかった」キーワードなどのレポートを管理者が確認できる
各機能の詳しい解説は省きますが、標準状態でMicrosoft 365全体を検索し、設定次第でその精度を上げることが標準機能の範囲内でも十分に可能です。

まとめ

組織での検索、いわゆる エンタープライズ検索 に求められる機能と、それを支援するMicrosoft 365 の機能についてお伝えいたしました。

Microsoft SearchはMicrosoft 365のどんな場所で検索しても、Microsoft 365内の情報を、自分のアクセス権限の有効な範囲で、自分に関連が高い内容をAIが判断し検索してくれる機能です。
また、検索精度を高めるためのタグ付け機能も準備されています。

まずは Office.comの画面上部に存在する検索窓で検索してみてください。
Microsoft 365全体での検索結果が表示されるので様々な情報にアクセスできることを体感してみてください。




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