IHSが提供するMicrosoft 365を活用したサービスのご紹介
- ユーザー利用状況レポートサービス -

テレワークが進み、業務のデジタル化や効率化への取り組みを進めている企業も多いことと思います。
そのような状況の中において、Microsoft 365を導入していても活用というにはまだまだ手探り状態といった企業が多いのではないでしょうか。

Microsoft 365の活用方法や全社員へ規模拡大する方法は企業それぞれ異なります。
弊社では伴走しながら、お客様の個々の課題解決に向けたご支援をしております。本コラムでは伴走サービスの一例としてMicrosoft 365を利用したサービスやテンプレート等をご紹介させていただきます。

今回は、「ユーザー利用状況レポート」サービスについてご紹介をいたします。

弊社が提供する「ユーザー利用状況レポート」サービスとは、Microsoft 365の管理センターやUsage Analyticsを利用してユーザーの利用状況を可視化し、レポートとして提出するサービスです。

「Office 365は導入したけれど、ユーザーは使ってくれているのだろうか？」「そもそもOffice 365を利用すると本当に生産性が上がるのか？」等といったお客様の疑問に対し、利用状況を可視化し、分析することでMicrosoft 365の活用を推進しています。

データを可視化することによって、今後の運用方針やどのように活用して生産性を上げていくか、といった方向性も見えてくるものと思います。

弊社のサービスは「ユーザー利用状況レポート」を実施後、可視化したデータをもとに、お客様と一緒にどう運用していくのか、利用を促進させるための方策等を検討しながらお客様と伴走していきたいと考えています。

本サービスではどのようなデータを取得できるのかにつきましては、以下をご参照ください。

＜取得できるデータ＞

• アクティブユーザー数（全体のライセンスに対して、アクティブなユーザー数）
• Officeライセンス数（テナント全体のライセンス別の割当数）
• OneDriveのアクティビティ（ファイル数、容量、ユーザー別のアクティビティなど）
• SharePointのアクティビティ（ファイル数、ページビュー、ユーザー別のアクティビティなど）
• Yammerアクティビティ（グループ別、ユーザー別のアクティビティなど）
• Formsアクティビティ（ユーザー別に作成、回答されたフォーム数など）
• Dynamics 365 Customer Voiceアクティビティ※
• Skype for Businessアクティビティ※
• Vivaラーニング アクティビティ※
• Vivaインサイトアクティビティ※

※利用可能な場合のみ

実際に弊社で取得したグラフを例としてご案内します。

テナント全体の利用状況については、Teams、Office 365 Web Appsを全体の75%以上のユーザーが利用しています。また、SharePoint、OneDriveについては全体の50%程度のユーザーが利用している状況です。

また一例としてOneDriveの利用状況を見てみますと、全体の25%程度のユーザーがOneDriveを利用している結果となりました。

中でも一部の部署の利用率が他の部門と比較して高いことがわかります。

さらに、一般的なユーザーアクセスに加え、Power Automate、Power Appsによる機械的なアクセスを利用して実行している可能性があります。

ここまでのデータでは、会社全体の75％のユーザーがOffice 365を使用していますが、利用しているツールには偏りがあり、このツールによってどこまで生産性が上がっているのかを分析するには至りません。

また、Power AutomateやPower Appsも利用されていますが一部のユーザーに限られているようですし、OneDriveやSharePointの運用についても、このまま利用者が増える場合にはセキュリティやアクセス権限、データ保管のルールの再検討を要する可能性もあります。

次のステップとしては、今後の方向性や足元のゴールを決め、ユーザーへのヒアリングやリテラシー調査を進め、ユーザー研修やテンプレートの活用等を促進すること、ヘビーユーザーをエバンジェリストとし、コミュニティーの構築を行うなど、お客様と相談しながら、お客様が自社で開発、運用ができるところまで伴走いたします。

Office 365を活用したサービスの立案にあたって私たちは、ご協力いただけるお客様に壁打ちをしながら、皆さまがお持ちの課題と向き合ってきました。

その中で、先述しましたが、Office 365は導入したがどこまで活用できているのか、活用することによってどの程度生産性が上がるのかを知りたいというお声や、活用するためにはどうすればいいのか、検討できていないといったニーズが多数ありましたので、本サービスの提供をするに至りました。

一方で、本当にOffice 365でいいのか、現場では他にどのようなツールを利用しているのか、利用しているならばOffice 365に移行する等、一つに寄せることはできるのか、といったお声もあり、現状を把握した上で意思決定を行うことができればと考えました。

現に当社でも同じ悩みを抱えていたこともあり、まずは自社の状況から把握してみようと、管理部門を中心に利用状況を可視化し、現場にデジタル化への目標や現状の課題をヒアリングしました。

本サービスはまだまだスタートしたばかりですので、データを可視化し、課題解決に向けどのように舵を取るべきなのかお客様と相談しながら進めている状況です。

方向性が決まると人材育成や、ツールの有効的な活用のプランが見えてきます。予算も立てやすいですし、未来のリスクに対する準備も可能となります。

しかしながら、現場同士のつながりを密にすることによって、果たして売り上げ向上につながる相関関係があるのか、業務の効率化がどの程度進むと組織にインパクトを与える結果に結びつくのか、といった答えにはまだまだ結びついておりません。

「ユーザー利用状況レポート」サービスは業務のデジタル化に向けた最初の一歩になるのではないかと考えておりますので、貴社のMicrosoft 365を使い倒し、情報資産を有効活用できるよう伴走して参りたいと考えております。