新型コロナウイルスの感染拡大防止の対策は2021年以降も続きそうです。オンラインの在宅勤務でも、出社してもどちらでも対応できるように承認処理はオンラインでと考えている企業は多いのではないでしょうか。
Microsoft 365 のサービスを組み合わせた承認の仕組みを改めて考えてみたいと思います。
Microsoft 365 を使った承認処理
Microsoft 365 にはたくさんのサービスが含まれています。承認処理を行う方法も数種類考えられます。
- メールにファイル添付して申請、返信で承認/却下
- Power Automate の承認処理をする
- SharePoint のリストに要件と添付ファイルを保存し、承認する
しかしそれぞれ、手作業が多かったり、確認方法が複雑だったり、あとから証跡を確認できないなどの問題があります。単独で利用するのではなく、組み合わせて利用することが肝要です。
例えばこれまでのコラムや動画で紹介した方法を利用することで簡単に実現できます。
- Forms を使った申請フォーム
- Power Automate にて申請処理を開始
- そのデータは SharePoint List に保存/更新を行う
この３ステップを実現することで、開発は最小限ですぐに汎用性の高い、証跡としても参照可能な、申請処理を作ることができるでしょう。
承認がしやすい仕組みを作ることが可能
承認処理は業務のボトルネックになりがちですが必要な業務です。迅速に確認/処理ができる環境を作ることが業務改善のひとつのキモです。この方法だと、承認者はTeamsの特定のチャネル もしくは Power Automate の専用の承認画面を利用することで、自分宛の承認依頼を迅速に処理することができます。スマホで確認することも可能ですし、集中して承認処理を行うことができるでしょう。
まとめ
今回紹介した３ステップは使いまわしの効く簡単な方法です。簡易的な承認処理などはこれに統一しても良いのではないでしょうか。
組織に流れるメッセージの量や関わる従業員の利用のしやすさなどを考慮して、Teamsとメールを上手く使い分けることで生産性の高い仕事ができるようになるはずです。
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