【コラム：リモートワークに最適なサービス】
新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から緊急事態宣言が延長され、外出自粛の生活と我慢の期間が続くこととなりストレスを感じられている人も多いことと思いますが、リモートワーク／リモートサポートの有効性を活かし、事業継続を務められればと考えております。
リモートワーク／リモートサポートに適したツールとしてマイクロソフトやGoogleなどが提供している各種クラウドサービスがあります。利用シーンの多いオフィス系と会議系の主要なサービスをご紹介します。
オフィス系サービス
「Microsoft 365」
マイクロソフトは2020年4月22日にオフィススイートを含むクラウドサービスの名称をニーズに合わせてサブスクリプションに含まれる機能と利点の範囲をより適切に表現するために「Office 365」から「Microsoft 365」に変更しました。
Microsoft 365はOffice 365の進化版とされていますが、現時点ではビジネス系サービスにおける機能の追加変更はなくサブスクリプションもそのまま継続されています。
Microsoft 365 BusinessとMicrosoft 365 Enterpriseに含まれるそれぞれのプランについては以下をご参照ください。
これらの他にも個人や中小企業向けのMicrosoft 365 Personal (旧Office 365 Solo)があります。業務内容や規模、連携するアプリケーションやサービスにあわせて最適なソリューションを選択することとなります。
- Microsoft 365 Business（一般法人向け）
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business - Microsoft 365 Enterprise（大企業向け）
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/enterprise
「Google G Suite」
常に進化を続けるオフィススイートのG Suiteは、仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用可能で、パソコン、スマートフォン、タブレットからシームレスに作業を行うことができます。
- ビジネスに対応した Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー
https://gsuite.google.com/intl/ja/
会議系サービス
ビデオ会議、音声会議、チャット、画面共有などを基本としたオンライン会議には、Microsoft TeamsやGoogle Meet、話題のZoomなど多くのサービスがありますが、手軽さとセキュリティがトレードオフになることが多いので注意が必要です。
「Microsoft Teams」
Microsoft 365 でチームワークを実現するハブとして利用可能です。会議、チャット、コラボレーションがどこでも可能で、リモートワークに最適なツールです。公式ページ：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
「Google Meet（旧ハングアウト）」
G Suiteのビジネス仕様のビデオ会議ツールです。不正防止機能が標準で有効（設定で変更可能）になっており、安全なインフラ、高度なセキュリティでのオンライン会議が可能です。公式ページ：https://gsuite.google.com/intl/ja/products/meet/
「Zoomミーティング」
簡単に利用することができることからオンライン飲み会などでも使われているようです。 リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有機能が便利ですが、不正な参加を防ぐためにVPNの利用や会議にパスワードを設定するなどのセキュリティ対策をすべきです。公式ページ：https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
「Cisco Webex Meetings」
現在はCiscoが提供するオンラインミーティングサービスとなっています。長い実績を持ち安心してセキュアなビデオ会議が可能で、Cisco Webex EventsやCisco WebexWebcastingを活用した数万人以上の参加者を対象としたWebnarなどの大規模イベントにも対応可能です。
公式ページ：https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html
「Skype」
現在はマイクロソフトのコミュニケーションツールで、Microsoft 365ユーザーでなくても気軽にオンライン会議が開催可能です。携帯電話や固定電話に発信することも可能で低価格の国際電話として利用している人も多いと思います。
公式ページ：https://www.skype.com/ja/
【サービス間の連携利用】
上記で紹介したそれぞれのクラウドサービスには、RPAでそれぞれのサービスを利用したり、サービス間の連携についても便利な機能が備えられています。
複数サービスの連携利用シーンとしては、たとえば当初は共有やコラボレーションの予定がなかったためにローカルPCで作成し保存したMS Excel文書を、G Suite (Google Cloud)にファイルフォーマット変換することなく、そのままアップロードしてファイル共有や会議サービスの画面共有を併用して共同編集を行ったり、さらに異なるフォーマットに変換してダウンロードすることも可能です。
このようにサービスをまたがったサービスの利用でリモートでの業務の幅も広がります。
新型コロナ対策で対応が急務になり、急いでリモート対応されたケースもあると思いますが、運用して見てお気づきになった利点、またその応用の可能性を感じられた人も多いかと思います。
工夫やアイディアで、この難局を乗り切るよう頑張りましょう。
