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東京フードのRPAを用いた業務の効率化:経営企画部門の一人がシナリオ作成、そして、ライセンス購入者に対してIHSが無料で提供するサービスとは?

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2020年12月

東京フードのRPAを用いた業務の効率化:経営企画部門の一人がシナリオ作成、そして、ライセンス購入者に対してIHSが無料で提供するサービスとは?

2018年7月から東京フードでは、業務改革プロジェクトの一環でRPA(WinActor)を導入、2020年11月までの約2年の間に人間の業務量として年間1500時間分の自動化を達成しました。国内のRPAツール6製品を比較検討し、WinActorを選択した背景、そして、経営企画部門の一人が実現する業務の効率化とIHSの貢献についてお伺いしました。

企業情報
名称 東京フード株式会社
設立 1967年6月
資本金 2億円
代表者 代表取締役社長執行役員 管野 清幸
所在地 〒300-4351 茨城県つくば市上大島字神明1687-1 (本社工場)
事業内容 1967年(昭和42年)菓子製造業として創立し、チョコレートを中心とした製菓材料を製造・販売しています。地域貢献として、地元つくばマラソンへの協賛・インドネシアでのカカオ豆の生産指導とそのカカオ豆を使用した付加価値の高いチョコレートを作るための技術指導を行っています。国内だけでなく、海外へも目を向け、事業共々挑戦を続けています。食品素材を通じて安全とおいしさをお届けし、健康で豊かな食生活の未来創りに貢献している企業です。
Q 業務の効率化に際して、WinActor導入を決めた背景を教えてください。

A 当社は業務用のチョコレートメーカーですが、業界の中でも特に少量多品種・労働集約型の生産を得意としています。お陰様で年々着実に売上を伸ばしていますが、それに従って、また、プロダクトライフサイクルの短期化も伴い、社内外の情報のやり取り・手続の件数が増加してきています。現場の感覚としても日々の定形業務に追われ、なかなか企画・開発など創造性を求める業務の時間が捻出できないという課題を抱えていました。RPAツールを使用することでその課題を解決できないかと考え、国内のRPAツール6製品を比較検討し、費用面・ユーザーフレンドリーであることからWinActorを選択しました。

Q 導入背景:WinActorに決定されるまでどの様な形で製品を検討されましたか?IHSがお役に立った点を教えて下さい。

A まずはIHSのハンズオンセミナーに参加させていただき、活用のイメージがわきました。 その後、トライアルライセンスを発行いただき、業務の自動化をテストしました。 IHSのお客様のなかでWinActorを導入済みのお客様をご紹介いただき、直接お話を伺うことができたので、成功のイメージにたどり着くことができました。国内のRPAツール6製品を比較検討していましたが、IHSのサポート部門に電話やメールで問い合わせさせていただいた際に丁寧にご回答いただいたこと、RPAの営業資料動画という映像コンテンツをみて、実際のイメージをより具体的につかむことができ、WinActorを導入することにしました。

Q 御社内でのWinActorの開発について:ご担当者の方(の数)、どのような部署のどのような業務をRPAで担っているのか、開発プラン(優先順位)、目標設定、どのくらいの時間削減・工数削減などができたのか、などについてお差し支えない範囲で教えて下さい。

A 将来的には、各部門が担当者をもつという方向にかえていきたいのですが、現状ではシナリオの作成は在籍者5名の経営企画部内に属する私*が一人で行なっています。コードがわからなくても仕事の流れがわかっていれば作れるのがWinActorです。その意味では、社内での経験を通じて、各部門間の情報の流れを把握していたのはシナリオを作成する上で役立っているかもしれません。実際のシナリオ作成については、案件に応じて現場のメンバーとプロジェクトを結成し、最適な解決策を導き、対応しています。 開発の優先順位について明確なルールを設けていませんが、主に効果の大きさとRPAとの相性を考えながら決定しています。2018年7月から制作を開始、2020年末迄に人間の業務量として年間1500時間分の自動化を目指して取り組んでおり、11月5日時点で目標を達成しました。シナリオの数としては30個以上あり、複数のシステム間の登録内容の転記や定期レポート送信が多いです。グループウェアや各業務システムにはRPA専用のアカウントを付与し、人間のスタッフと同じように、RPAの業務についてもスケジュールを公開、業務の結果は人間が行うのと同じようにRPAがグループウェア内のメッセージ機能で知らせるなど、RPAがひとりの従業員であることが、直感的に感じられるように工夫をしています。
*蓑輪氏

Q 今後の計画について教えてください。

A RPA開発については、各部門にRPAの管理ができる担当者を育成することです。現在RPAの導入事例を紹介する動画を作成し、社内の理解・浸透を試みています。さらなる業務の自動化を推進し、限られた時間を有効活用できる体制を整えることが目標です。BPRについては、レガシーシステムの良さを活かしつつ、新しく導入するしくみへとの親和性・効率性を高めていくことです。RPAはその中で重要な役割を果たすと考えています。


今回お話しをお伺いした方々

東京フード株式会社
経営企画部
係長 蓑輪哲人様


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