導入事例Case Study

IT資産管理コンサルティング事例

背景

お客様はM&Aも頻繁にある大規模な会社様でしたが、資産の管理は各部署ごとに独自の基準で行われており、会社全体の資産を誰も把握できない状況が経営課題となっていました。


お客様はこの状況の中、何からどうのように整理をするか思案し、いくつかのメーカーに相談されましたがツールありきの提案ばかりだったそうです。そうした中、弊社の資産管理支援サービスをお知りになり、業務フローや運用体制の改善、既存ツールの活用を支援するサービス内容にご納得いただき、ご採用頂くこととなりました。

現状調査

まず資産管理業務の現状を複数部署に渡りインタビューをさせて頂き、フロー図(As Is フロー)を作成。


[As Is フロー]

明文化されていなかった業務フローを見える化することで、以下の問題点が判明しました。

1.変更管理ができていない

購入した機器をDBに入力しているが、変更時のフローが無く、DBの変更処理がされていない。

2.ソフトウェアライセンス管理が手付かずな状態

ライセンスの契約内容はDBへ入力されているが、実際のインストール情報を収集するフローがないためライセンス超過(違反)や過度な購入があるかどうか把握できていない。

3.棚卸し時にITツールが活用されていない

現物確認の棚卸しに膨大な工数と費用を費やしている。

ご提案

現状調査の結果を受け、As Isフロー図に改善内容を盛り込んだ追加フローを赤字で記載し、具体的な改善フロー図(To Be フロー)を作成。以下のような運用ルールを含めた改善案をご提案させて頂きました。


[To Be フロー]

1.資産管理チームの設置

PCライフサイクル管理が手付かずだった事もあり、各部署で資産管理業務を受け持つには負荷がかかりすぎると判断。そこで、新しく専属の「資産管理チーム」を設置し、各部署に負担をかけずに資産管理業務を推進。

2.変更管理フローの追加

各部署に1名資産管理責任者を任命し、PC使用者、設置場所の変更、破棄があった際は、「資産管理チーム」に報告するフローを追加。またPC機器内のインベントリに関しては導入済みのLanScope(資産管理ツール)にて資産情報を自動収集し、変更時には資産管理チームへのメール通知機能を活用。これにより、資産管理チームにてDBが更新され、いつでも過去の履歴を追うことが可能となりました。

3.契約書のファイリング

各部署にばらばらに放置されていた契約書を全て資産管理チームに集め管理No.を振りファイリング管理。これにより、いつでも契約内容の確認が可能となりました。

4.LanScope活用

既存の資産管理ツールであるLanScopeの機能を活用し、ソフトウェアの「実際のインストール台数」情報を自動収集。これにより、従来出来ていなかったソフトウェアライセンスの効率的な管理を実現。

5.バーコードシール管理システムの導入

全ての機器にバーコード付きの「資産ID」シールを張る事を提案。現物確認の必要が発生した際にバーコードリーダーを用いる事で棚卸しや、電源OFFされた破棄待ちPCの情報確認等の工数が大幅に削減可能となりました。

効果

以下のような効果が期待されています。

  • TCOの削減
  • PCライフサイクル管理の実現
  • ライセンス違反の事前対策
  • コンプライアンス遵守
  • 棚卸しコストの削減
  • セキュリティ対策

弊社利用による効果

IHSは前身となるIIM時代より、ヘルプデスク業務を担当させて頂く中で約10年に渡り資産管理業務を行ってまいりました。多くのお客様の資産管理業務、各種ツールの運用を行ってきた経験から、ツールの選定、活用方法、さらには資産管理全体の業務フロー最適化などのノウハウの提供が可能です。

1.フロー図による見える化で運用改善

業務フローを図に落とし込み、視覚的に問題点を把握。それを基に改善フローの追加及び修正を行うことで、資産管理の業務全体の最適化を実現。

2.ツールの活用提案

資産管理ツールは多く販売されていますが、パッケージの資産管理ツールは個別の企業に最適化されていないため、実際の業務フローの中でどう活用するかということが課題となります。今回の事例では、お客様は元々LanScopeを導入されておりましたが、ソフトウェアライセンス管理の機能を使用されておらず、ライセンス購入時の記録を残しているだけで実際のインストール状況については全く把握されておりませんでした。


そこで、LanScopeのソフトウェアライセンス管理機能の活用をご提案。改善フローの中にツールの活用を組み込み、使用方法のレクチャーを実施。これにより、実際のソフトウェアのインストール台数を容易に把握することができるようになり、ソフトウェアライセンスの違反防止、無駄の解消を実現。

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