導入事例Case Study

業務の標準化および文書化を目的とした資産管理業務のご案内

【ケーススタディ・某製造業様】

昨今、日本版SOX法対応のため内部統制が急務となり、その一環としてIT部門で所有している資産の正確な把握が必須となりました。しかしながら、管理対象機器の量が膨大である場合や、機器の入れ替えが大規模であったり、頻繁に発生する場合、多大な工数が掛かってしまいます。


そのため、正社員が実業務の傍ら資産管理を行うことは、非常に困難を極めます。また、作業を1人のスタッフに任せているケースが多く、属人化しているという問題があります。

そこで、作業を標準化し、業務を文書化することを目的とした資産管理作業を弊社にて実施いたしました。

目的

現状は作業が属人化しており、管理しているスタッフが欠けると作業がストップしてしまうリスクを抱えている。また、業務を文書化していないため、監査が入った時に必要書類をすぐに提出できない。そこで、属人化している作業のリスク回避および迅速な監査対応を行うことを目的として、資産管理作業を標準化し、業務を文書化する。

作業概要

1.全資産の管理

  • 稼働中の資産を洗い出し、一覧表の作成・更新・削除
  • 遊休機・保管機を洗い出し、文書化・管理
  • 各機器への管理番号の割り振り・変更・破棄
  • インストールされているソフト・機器のドライバのアップデート確認
  • サーバー稼働状況を定期的に監視

2.配置レイアウト図の作成

  • 全支店を対象として、資産が配置されているレイアウト図を作成・更新
  • 必要なレイアウト図の出力

3.クライアントPCの一括管理

  • アプリケーション、修正パッチを全PCへ一括配信・適用
  • Windowsセキュリティパッチを全PCへ一括配信・適用

4.遠隔操作によるPCのセットアップ

  • リモートデスクトップを使用して、遠隔操作で個別PCへプリンタドライバを追加、業務アプリケーションのインストール

5.ウイルス対策

  • ウイルス対策ソフトの最新パターンファイルの一括配信
  • ウイルス発生ログの定期的監視
  • ウイルス発生時、早急なヘルプデスクへのエスカレーション
  • 重大な影響を与えるウイルス発生情報をチェック、発生時の警告

作業効果

業務の標準化

  • 属人化している業務を文書化(マニュアル化)することにより、業務内容を整理

⇒誰でも管理できる状況へ改善
⇒監査時、必要書類を迅速に提出可能

  • 標準化により、管理スタッフが代わる際も引継ぎが容易

⇒教育コストの削減

弊社利用による効果

お客様が随時確認できる作業体制

  • サーバー上に、お客様が作業依頼、納期を提示し、それに対して弊社スタッフが作業内容(対応者、対応日時、対応方法、対応状況)を随時更新し、お客様と密に情報を共有する。

即日対応

  • お客様先に常駐し、資産管理を一括で請け負うことにより、お客様からのご依頼に対して一時間以内に対応する。また、チームで業務を請け負うことにより、チーム内で常に情報共有と業務分散を行い、リスクを軽減する。

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